クラウドサービスを使わずに経理帳簿をつけることにした

仕事について

2019年4月に個人事業開業届けを出し、再び一人の自営業者としてリスタートする準備を進めている。

リスタートにあたっては、「久しぶりに自らを自由に解き放ち、まずは自分に枠をはめずにのびのびと活動していこう」と考えている。そのことは、「再びフリーランスになるにあたって、近未来を思い描く」に綴ったとおりだ。
どんな理念をもって仕事に臨んでいくか、具体的にどんな仕事をしていきたいかは、これからいろいろな方々にご相談し、ご教示いただきながら道を開いていくつもりだ。

それとはちょっと次元の違うことだが、環境整備については、できるだけクラウドサービスを使わずに工夫していこうと考えている。

これまで7年間、小さな会社だが複数人で組織を運営してきた。
その間、ストレージサービス、経理ソフト、名刺管理、その他さまざまな「クラウドサービス」が発展してきて、私たちも仕事上のファイルを共有するためにDropBoxを使い、税理士さんの勧めで経理ソフトもクラウドサービスを使うなど、業務の効率化に役立ててきた。

リスタートにあたっても、はじめはその延長で環境整備を考えていたのだが、ひとまずフリーランスで一人で活動するのなら、書類は外付けハードディスクでいいし、経理はエクセルで帳簿を作ればいいと考え直した。

その主な理由は2つ。
① 固定費がかさんでいく
② 個人情報が利用されることに懐疑的である
ということ。

そしてなんといっても、いまや外付けHDは、小型で大容量だ。
十数年前に買った外付けHDと比べると、容量は2TB vs 300GB、重さは139グラム vs 1.3キロ! サイズも、見てのとおりの大差だ。

左が新しくゲットした外付けHD、右が十数年前のもの

スマホと同じくらいのサイズと重さなのに、2TBの容量。
そしてクラウドサービスのように月々の支払いはなく、サービス料金の半年分程度の金額で購入できる。
物理的に破損したらデータが消えてしまうという問題はあるが、十数年前のHDがまだ健在なことを考えると、それほど高リスクではないと思う。

そして経理に関しては、家計管理すらもクラウドサービスで口座やクレジットカードと連携させる人が増えているという社会の流れと逆行するようではあるが、帳簿をエクセルで作ってもそれほど手間にならないと考えた。

その理由は、
① 個人事業を一人で営むなら、入力件数が限られている
② 現状、仕入れもなければ従業員もいないから記帳は単純
③ いずれにしても出金と入金の入力はする必要がある
④ 決算書を手作業で作ることで、念入りにチェックができる

そして調べるうちに、青色申告に備えるための「複式簿記」が簡単にできる方法をみつけた。
『個人事業・自由業者のかんたんラクラク経理・申告』(井上修著/2003年 すばる舎)である。

図書館で手にした本なので、かなり古い。15年以上も前の発行だ。
でも、基本的な帳簿と申告の仕組みは変わっていないのだから、充分に通用する。

Amazonで見ると「改訂版」や「Kindle版」も出ていて、そちらのレビューでは酷評が多いようだが、たぶん、求めるものが違う人の感想なのだと思う。

この本で紹介されているのは、青色申告に必要な帳簿のうち、「現金出納帳」「預金出納帳」「仕訳帳」「総勘定元帳」を一つにまとめたシート式の帳簿だ。
簿記で私がいまだに頭を悩ませられる「貸方・借方」の表現は使われていないのに、金額の増減を記帳すれば簿記で求められる必要条件が充たせるという優れものだ。

このシート式帳簿につけた数値を元に毎月「決算書」を作り、それとは別に「売掛帳」「買掛帳」をコツコツと付けていけば、一年分をまとめて確定申告書に仕上げるのは、さほど大変ではなさそうだ。

本には、著者のWEBサイトアドレスからシートをダウンロードできると記されているのだが、残念ながら今は掲載されていない。
でも、本を見ながら表を作成するのは簡単だ。使用する関数は合計SUMだけだから、複雑なことはない。

とりあえずやってみて、想定外に手間がかかることが発生したり、再び法人化することになったりしたら、『マネーフォーワード』とか『フリー』などのクラウドサービスの利用も検討するだろうが、まずはDIYでシートを作ってみた。
私が現在使っているPCは長年苦楽をともにしてきたiMacで、エクセルとは相性が悪くすぐ固まるので、とりいそぎgoogleのスプレッドシートで作成してみた(googleのスプレッドシートもれっきとしたクラウドサービスだが、経理用サービスではないので良しということで笑)。